Purchase Order adalah dokumen penting yang digunakan oleh bisnis untuk melakukan pemesanan barang atau jasa dari pemasok. Ini membantu untuk menjamin bahwa bisnis Anda membeli barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga yang sesuai dan pada waktu yang tepat.
Purchase Order juga memastikan bahwa pemasok memahami dengan jelas apa yang diinginkan oleh bisnis dan bagaimana mereka harus mengirimkan barang atau menyediakan jasa.
Dalam artikel ini, Ginee akan membahas bagaimana cara membuat Purchase Order yang efektif dan efisien untuk bisnis Anda. Di akhir artikel ini juga akan terdapat tips-tips ampuh dalam membuat dokumen purchase order, lho! Jadi, simak sampai habis, ya!
Dasar-Dasar dari Purchase Order yang Harus Anda Tahu
Sebelum membuat Purchase Order, penting bagi Anda untuk memahami dasar-dasar dari Purchase Order, seperti elemen wajib, jenis-jenis Purchase Order, dan syarat ketentuannya.
Setiap Purchase Order harus memuat beberapa elemen penting, yakni:
Nama dan alamat pemasok.
Deskripsi produk atau jasa yang dipesan.
Jumlah produk atau jasa yang dipesan.
Harga per item
Tanggal pengiriman.
Ini memastikan bahwa pemasok memahami dengan jelas apa yang diinginkan oleh bisnis dan bagaimana mereka harus mengirimkan barang atau menyediakan jasa.
Selain itu, juga terdapat beberapa jenis Purchase Order yang tersedia, yaitu:
Purchase Order Standar: Digunakan untuk pemesanan barang atau jasa tunggal.
Purchase Order Blanket: Digunakan untuk membuat pemesanan yang berulang selama periode waktu tertentu.
Purchase Order Repeating: Digunakan untuk membuat pemesanan barang atau jasa yang sama secara teratur.
Pemilihan jenis Purchase Order yang sesuai sangat tergantung pada kebutuhan bisnis Anda.
Terakhir, Anda juga harus memahami syarat dan ketentuan Purchase Order. Ini meliputi hal-hal seperti pembayaran, pengiriman, garansi, dan pembatalan. Syarat dan ketentuan ini harus ditentukan dengan jelas dan disepakati oleh kedua belah pihak sebelum pemesanan dilakukan. Ini memastikan bahwa semua pihak memahami hak dan kewajiban mereka selama proses pemesanan.
Kirim Purchase Order
Setelah Purchase Order selesai dibuat, kirimkan kepada pemasok. Pastikan bahwa pemasok memahami dengan jelas apa yang dipesan dan bagaimana mereka harus mengirimkan barang atau menyediakan jasa.
Langkah-langkah di atas adalah dasar-dasar dari membuat Purchase Order. Ini memastikan bahwa proses pemesanan berjalan dengan lancar dan efisien. Namun, setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga Anda mungkin perlu menyesuaikan proses ini sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Sebaiknya berbicara dengan pemasok Anda dan memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan dikumpulkan sebelum membuat Purchase Order. Ini memastikan bahwa semua pihak memahami hak dan kewajiban mereka selama proses pemesanan.